5 trucos para aumentar tu productividad desde hoy mismo

La gestión del tiempo y la consecución de resultados están en boca de todos. En tu Timeline de Twitter verás decenas de tuits diarios aconsejándote cómo maximizar tu tiempo. Es algo en lo que parece que ahora todo el mundo es experto.

Yo no lo soy ni lo seré, al menos a corto plazo. La gestión del tiempo siempre ha sido mi asignatura pendiente, aunque estoy decidido a cambiar esa situación. Por ello, me he puesto las pilas y quiero contarte lo que he descubierto. Vamos allá:

    • La multitarea no funciona. “Según un estudio de la Universidad de Stanford (California), “El trabajador multitarea es un 40% menos productivo entre otras causas porque reduce su capacidad mental y no logra concentrarse en una sola actividad, lo que se traduce en resultados laborales pobres”. Me quedo con una frase de Jorge Uriega Cuesta, socio Director de GRIP: “Basar el éxito corporativo en todólogos resta competitividad y oportunidad de crecimiento a la empresa”. Más sobre el estudio en El Colombiano y en  CNNExpansión.

 

    • La improvisación no funciona. Crear una lista de tareas es imprescindible. He llegado a notar mejoras de productividad del 100% entre no hacerlas y hacerlas incluyendo la hora y tiempo disponible para su ejecución, es decir, agendando las tareas. La flexibilidad es necesaria, así que creo que lo mejor es agendar el 60%-75% de mi tiempo de trabajo, con algunos huecos entre tareas. Así, suelo tener tiempo para solventar imprevistos y retrasos, e incluso atacar oportunidades fugaces, como entrevistarme con un cliente que te llama él a ti

 

    • El control de lo realizado incrementa la productividad. De poco sirve planificar si luego no se controla lo que se ha hecho. No sólo para comprobar que se ha hecho bien, que también, sino para enumerar y poner en perspectiva los logros alcanzados. Así, le mandas una poderosa señal a tu cerebro: el trabajo tiene su recompensa, ¡sigue así!

 

Al darme cuenta de todo el tiempo y esfuerzo que puesto ‘de más’ para conseguir el mismo resultado, he sonreído. Me queda tanto por hacer que aprender a hacer mejor es una de las mayores alegrías del año. La obsesión por la eficiencia que detecto en muchas personas, tanto en personas de mi entorno como en las redes, puede materializarse en una incapacidad para estar satisfecho muy peligrosa. Peligrosa porque la satisfacción por comparación es inalcanzable, al haber siempre capacidad de mejora. Céntrate en la eficacia (conseguir resultados), y procura incrementar progresivamente la eficiencia sin reducir la eficacia. Y creo que te irá bien, según Raimon Samsó y Laura Ribas.

Si tú eres como yo, que le cuesta coger hábitos, te dejo estos 3 consejos basados en lo que me ha ayudado a aumentar mi productividad:

    • Rutinas. Si entrenas o has entrenado tus músculos en gimnasio o algún deporte de forma intensiva, habrás observado que el entrenamiento se basa en rutinas. De hecho, entrenar se suele decir “hacer la rutina”. No es casualidad. Un tenista saca tan fuerte y tan colocado porque ha repetido el movimiento 45.000 veces (4 días a la semana x 25 saques diarios x 45 semanas de entrenamiento al año x 10 años de entrenamiento). El potencial del resultado depende de la práctica, y el cerebro también se entrena. Una rutina te ayuda, por ejemplo, a que el cerebro interprete que es momento de trabajar, incrementando tu capacidad de atención y razonamiento y reduciendo tus distracciones. Si quieres adquirir una rutina, te recomiendo que trabajes de una en una, utilizando coach.me. No intentes cambiarlo todo a la vez. ¡Recuerda las desventajas de la multitarea!

 

    • Distracciones. Elimina todas las distracciones. Todas. No necesitas leer el correo nada más llegar a la oficina (o a tu mesa de trabajo en casa). Ni siquiera necesitas tenerlo abierto (a no ser que tu trabajo consista en enviar o responder emails). Con revisarlo una vez por la mañana y una vez por la tarde es suficiente. Y lo que puedas llegar a perder por no haber revisado el email antes lo vas a ganar holgadamente con el incremento de eficacia y eficiencia que vas a tener. Y no hablemos ya del móvil. El modo avión es la mejor funcionalidad que tiene, con diferencia. Te deja incomunicado para que te concentres en trabajar y ahorra muchísima batería para darle caña al móvil cuando te hace falta.

 

    • Objetivos. Tener objetivos es fundamental para ser productivo. Hay días en los que nos apetece trabajar muy duro pero otros en los que salir de la cama nos cuesta un mundo. La clave de ser productivo es serlo cuando no nos apetece serlo. Y para ello necesitas objetivos. Márcate objetivos realizables, e incrementa la dificultad poco a poco. Deben ser objetivos medibles. Así, siempre sabrás dónde estás y qué y cuánto más tienes que hacer para alcanzar el objetivo. Y, sobre todo, si no te apasionan, búscales sentido. Si no te va la vida en ello lograrlo, imagina diariamente qué vas a ganar si alcanzas el objetivo. Puede que no te apasione concertar citas para los comerciales, pero si entre todos vendéis más tendréis mayores posibilidades de que os aumenten el sueldo u os den más días libres.

 

    • Plan. Si ya tienes un objetivo medible y alcanzable, planificar es relativamente sencillo. Establece tareas que te conduzcan a ese objetivo, y no inviertas el tiempo en otra cosa, a no ser que sea estrictamente necesario. La productividad se pierde por realizar tareas no planificadas que no te llevan a ese objetivo. Por ejemplo, leer el Timeline de Twitter ha dejado de ser una actividad que me aporte valor. Todavía la hago -diariamente, además-, pero cada vez menos. Planifica, como mínimo, el día antes. No tengo claro si es mejor planificar por la mañana o por la tarde, pero sí tengo claro que debe ser como mínimo el día antes. De nuevo, coach.me te puede ayudar.

 

    • Control. Un día duro. No has parado en todo el día. Párate un minuto a pensar todo lo que has hecho y dudo que puedas evitar sonreír. Controlar lo que hemos hecho y logrado es el consejo más potente que te puedo dar. Nos da una visión general del trabajo realizado, nos dice a cuánto estamos de lograr el objetivo y le dice a nuestro cerebro ¡sigue así y conseguiré mi objetivo!, lo cual te hará más y más comprometido con el objetivo y concentrado en conseguirlo. Practícalo cada día cuando termines la última tarea (para dejarte esa sensación positiva en el cuerpo) y sobre todo cuando termine tu semana laboral, para darte cuenta de todo lo que has logrado en una semana.

 

¡Espero que te sirva para ser más productivo y más feliz!

 

Y tú, ¿qué trucos usas para incrementar tu productividad?

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Javier Zubiaur
Serial entrepreneur. Si me apasiona, ¿por qué no intentarlo?

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