Mejora continua: qué es, qué no es y cómo empezar

¿Qué es y qué no es mejora continua?

Últimamente he hablado con varios emprendedores y desarrolladores que me han afirmado “que están siempre en fase Beta”. Tras charlar con ellos, me he dado cuenta de que algunos de ellos lo que realmente están es en un proceso de mejora continua. Esta posible confusión me trae aquí, a compartir mi visión sobre la mejora continua.

La fase beta es una fase en el desarrollo de un producto (sea software o cualquier otro producto) en el cual el producto, aunque inacabado, se prueba, ya sea de forma técnica o comercial, para corregir posibles errores, modificar funcionalidades o confirmar que el producto satisface una necesidad del mercado. Por tanto, la fase beta hace referencia al producto, y no a procesos o metodoglogías, ni especialmente a una filosofía.

En el otro lado, tenemos mejora continua. Si tuviera que definir mejora continua, lo haría así:

Filosofía que se basa en cuestionar periódica y metódicamente cualquier proceso de negocio y estructura organizativa que lo soporta, con el objetivo de aprender del trabajo rutinario para introducir mejoras constantes dichos procesos de negocio.

Como ves, mejora continua tiene que ver con procesos, mientras que beta tiene que ver con productos. La clave [para mí] se encuentra en que, al ser una filosofía, la mejora continua se puede componer muchas metodologías, ciclos y herramientas que cumplan ese principio básico. En el caso del desarrollo de software, pero aplicable a casi cualquier ámbito industrial y empresarial, son especialmente famosos tres ciclos que paso a escribir.

Deming

El ciclo de Deming consta de pasos: Planificar, Hacer, Verificar, Actuar. Este ciclo busca aprender siempre algo al final de cada ciclo, como se puede ver en el siguiente gráfico.

Ciclo de Deming, mejora continua

            Ciclo de Deming, mejora continua

El ciclo de Deming es famoso por su simplicidad y alta aplicabilidad a casi cualquier ámbito, que lo hacen recomendable tanto para empresas que quieren iniciarse en mejora continua como expertos que basan su aprendizaje en ciclos cortos y sencillos.

Kaizen

Me gustaría compartir lo que en su día escribió Marco Antonio Moreno (@mapsinger) en el Blog Salmón:

El Kaizen retoma las tecnicas del Control de Calidad diseñadas por Edgard Deming, pero incorpora la idea de que nuestra forma de vida merece ser mejorada de manera constante. El mensaje de la estrategia de Kaizen es que no debe pasar un día sin que se haya hecho alguna clase de mejoramiento, sea a nivel social, laboral o familiar. Se debe ser muy riguroso y encontrar la falla o problema y hacerse cargo de él. La complacencia es el enemigo número uno del Kaizen. Y en su idea de mejoramiento continuo se involucra en la gestión y el desarrollo de los procesos, enfatizando las necesidades de los clientes para reconocer y reducir los desperdicios y maximizar el tiempo. Para el Kaizen, al igual que el Just in Time, el factor tiempo tiene un importancia estratégica.

Kaizen

                                     Kaizen

Kaizen, que significa “cambio a mejor” en japonés, es una filosofía en sí misma en la que me gustaría destacar la asunción de responsabilidad de cualquier persona que se acoja a ella. La filosofía Kaizen, mucho más filosofía de vida que método de gestión, refuerza ese sentimiento de responsabilidad en todas las personas de la empresa, a todos los niveles. Kaizen es un arma de doble filo porque la responsabilidad nunca puede venir impuesta sino autoasumida. Por ello, la Alta Dirección debe, por un lado, predicar con el ejemplo y asumir sus responsabilidades y, por otro lado, premiar la asunción de responsabilidades por parte del empleado, tanto vía compensación como vía cultural.

Katas

El último método que trato en el artículo es la mejora Katas. Este proceso de mejora continua se basa en adoptar uno o varios modelos y en repetirlos sistemáticamente.

Katas es un metodo utilizado en la práctica de artes marciales, con la finalidad de memorizar golpes y movimientos, y es aplicable también al desarrollo del software. La repetición de los procesos provocan una interiorización de los mismos así como una mejora instintiva de aprendizaje mejorado, como bien cuenta la agencia Medea Solutions en su blog.

Los pasos de la mejora Katas

                  Los pasos de la mejora Katas

 

¿Cómo empezar a utilizar mejora continua?

Lo más importante de todo y, además, lo primero, es definir nuestra razón para utilizar una metodología de mejora continua, es decir, nuestro objetivo. ¿Qué queremos conseguir? ¿Qué queremos mejorar? ¿En cuánto tiempo? ¿Con qué esfuerzo? En función de eso, elegiremos una o varias de entre las muchas metodologías ya existentes (además de las tres resumidas arriba). Para ello, voy a imaginar dos situaciones diferentes, y a explicar el enfoque que yo daría.

Situación 1

Un equipo de 3 emprendedores que decide desarrollar una aplicación web para encontrar alojamientos rurales, que tienen experiencia programando para sus empresas y que están rediseñando la aplicación a medida que llegan feedbacks o profundizan en la idea.

En este caso lo más sencillo, llevadero y simple a la par que efectivo sería trabajar con ciclos de Deming. Para ello, independientemente de que trabajen con Scrum o no, recomendaría a nivel general establecer iteraciones cortas (idealmente una semana), para:

  1. Adoptar el hábito desde el principio y lo más rápido posible. Al reducir la duración de los ciclos, el proceso se repite mucho, lo cual facilita la adopción del hábito.
  2. Subir por la curva de aprendizaje. Al tratarse de una empresa nueva gestionada por emprendedores sin experiencia empresarial previa, es fundamental subir por la curva de aprendizaje lo antes posible para disparar la productividad.
  3. Obtener conocimiento de gran valor. Este conocimiento va a guiar la empresa tanto en procesos técnicos como el coste y la duración del desarrollo de una historia hasta estimar la rentabilidad futura de la empresa o sus necesidades netas de tesorería.
Situación 2

Una agencia de desarrollo en la que trabajan 7 personas, con 3 años de experiencia en desarrollo de soluciones comerciales a medida, con unos resultados económicos insatisfactorios.

En este caso, habría que identificar el o los problemas principales que la empresa presenta y que, generalmente, no son sencillos de encontrar. No obstante, como orientación de forma genérica:

  • Si la empresa presenta unos niveles de compromiso y satisfacción bajos, lo más probable es que la Dirección no asuma responsabilidades que le son propias (a veces incluso trasladándolas a niveles intermedio y operativo, que no las aceptan). Si este es el caso, puede ser interesante hacer una revisión de la organización de la empresa siguiendo Kaizen, y estableciendo un plan de acción sencillo y a corto plazo destinado a conseguir resultados pequeños pero observables para incrementar la motivación de todo el equipo.
  • Si la empresa, por contra, ha perdido competitividad y esta pérdida es medible o, al menos, visible por el equipo, recomiendo realizar una revisión de la estrategia de negocio de la empresa basándose en la mejora Katas. Es decir, identificar la situación actual y la situación ideal (simplificación de los pasos 1 a 3), y ejecutar un plan con cambios pequeños y progresivos que posibiliten la medición de la bondad o no de los avances.

Finalmente, me gustaría comentar que mejora continua es eso, mejora continua. Los cambios no deben ser disruptivos porque la mejora continua no es una reestructuración de una empresa sino de una nueva forma de trabajar. Los resultados probablemente mejorarán al adoptar mejora continua, pero no se adopta mejora continua para mejorar los resultados. Por tanto, mejora continua deben ser un fin en sí mismo para que se adopte con éxito.

 

Y tú, ¿qué opinas de mejora continua?

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Javier Zubiaur
Serial entrepreneur. Si me apasiona, ¿por qué no intentarlo?

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